Gangguan Spada dan Bima, Masalah Pemeliharaan Sistem atau Kendala Perangkat Mahasiswa

Ilustrasi situs web yang mengalami gangguan atau eror pada situs web BIMA (Sumber Mahasiswa UPNVY)

Yogyakarta, Sikap - Bagi mahasiswa UPN “Veteran” Yogyakarta, Spada dan Bima bukan hanya sekadar situs web. Keduanya sudah menjadi bagian yang tak terpisahkan dari aktivitas akademik mahasiswa sehari-hari. Oleh karena itu, munculnya berbagai gangguan yang terjadi secara berulang terhadap kedua situs web tersebut berdampak langsung terhadap kelancaran aktivitas akademik.

Gangguan biasa berupa gagal login maupun CAPTCHA yang lambat sehingga hal ini juga berdampak pada terhambatnya presensi maupun pengumpulan tugas, hingga terjadinya eror saat sedang melakukan input Kartu Rencana Studi (KRS). 

Gangguan-gangguan tersebut dapat disebabkan oleh sistem maupun masalah pada perangkat milik pengguna itu sendiri. Kepala Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), Rifki Indra, mengungkapkan sistem tersebut melakukan pemeliharaan secara mandiri setiap tiga hari sekali umumnya pada malam hingga dini hari. Akibatnya, mahasiswa sering kali mengeluhkan gangguan yang sebenarnya merupakan pemeliharaan mandiri dari sistem.

Selain itu, gangguan yang paling sering dikeluhkan terjadi juga dari gangguan saat mengakses Spada dan Bima. Beberapa mahasiswa mengaku mengalami hambatan mengakses kedua situs web tersebut meskipun sudah memasukkan kata sandi yang sesuai. Tak jarang juga mahasiswa tiba-tiba dikeluarkan dari akun atau situs web tertutup dengan sendirinya secara tiba-tiba. 

Gangguan-gangguan inilah yang paling sering membuat mahasiswa mengalami kesulitan saat ingin melakukan presensi atau mengumpulkan tugas, ditambah dengan adanya waktu yang terbatas pada keduanya yang membuat mahasiswa merasa panik ketika mengalami beberapa masalah tersebut.

Selain kendala teknis, mahasiswa juga sering mengeluhkan kurangnya informasi resmi dari pihak kampus. Minimnya informasi resmi dari pihak kampus mengenai kedua situs web tersebut menyebabkan mahasiswa hanya bisa melakukan upaya penanganan mandiri dan hanya berani berkonsultasi dengan dosen ketika semua orang mengalami masalah yang sama pada saat yang bersamaan.

Menanggapi keluhan-keluhan tersebut, Rifki Indra menyampaikan terkait pemeliharaan rutin ini terdapat dua metode, yaitu terjadwal serta pemeliharaan yang memang tidak terjadwal. Pemeliharaan sistem atau situs web yang terjadwal dilakukan menjelang semester baru dan KRS. Di sisi lain, tidak terjadwal bisa terjadi ketika sistem tersebut melakukan pembaruan secara mandiri dengan waktu normalnya tiga hari sekali dan jadwal yang tidak bisa sepenuhnya diprediksi. Kemudian dalam beberapa kasus seperti ketika ada virus penanganan dilakukan apabila sudah melakukan laporan kepada pimpinan dan kemudian pimpinan menyetujuinya.

Pihak TIK menjelaskan gangguan pada SPADA dan BIMA tidak bisa dilihat atau dikategorikan secara seragam atau satu kesamaan antara satu dengan yang lainnya. Gangguan-gangguan tersebut juga bisa hanya terjadi pada perangkat segelintir pengguna saja yang mengakibatkan susahnya pihak kampus untuk mengidentifikasi atau menemukan masalah tersebut terjadi di mana. Namun jika masalah atau gangguan tersebut terjadi pada semua pengguna, maka pihak TIK akan menanganinya sebagai masalah pada sistem mereka. 

Pihak TIK juga pernah menghadapi masalah listrik yang mati cukup lama, dan karena Uninterruptible Power Supply (UPS) mereka hanya mampu bertahan sekitar 40 menit lalu rusak dan harus membeli yang baru. Pemulihan dilakukan secara bertahap dengan prioritas utama SPADA, BIMA, dan seterusnya. Pimpinan disebut juga memberikan dukungan penuh, terutama pada pengadaan perangkat. 

Pada 2024 sempat ada isu yang beredar yaitu mengenai peretasan pada situs web SPADA. Pihak TIK telah mengonfirmasi hal tersebut memang benar terjadi. Menurut pernyataan Rifki Indra, kejadian itu bukan merupakan peretasan, melainkan penyisipan iklan ilegal. Meski demikian, pihak TIK belajar untuk lebih melindungi sistem. 

Mereka juga mengaku telah menganalisis kapasitas akses dan menemukan puncak penggunaan sekitar 7.000 dari 20.000 pengguna, atau sekitar 50 persen pada saat KRS. Untuk mengantisipasi gangguan eksternal seperti masalah beban berlebih ketika mahasiswa membuka web secara bersamaan dalam waktu yang sama, pihak TIK juga berkoordinasi dengan pimpinan dan pihak keamanan. Komunikasi dengan BEM juga dilakukan agar informasi yang diterima mahasiswa lebih akurat.

Setelah berbagai tindakan dan koordinasi mengenai situs web tersebut, harapan pun muncul dari kedua pihak tersebut. Mahasiswa tentunya ingin gangguan pada situs web ini setidaknya dapat dikurangi dan ingin situs web tersebut menjadi lebih stabil, cepat, dan jelas. Sementara dari pihak TIK berharap kepada para mahasiswa untuk tabayyun atau mencari kejelasan informasi dan berita sebelum mempercayai dan menyebarkannya. Mereka juga berharap untuk setiap mahasiswa ikut menjaga sistem bersama dan tidak menyebarkan isu-isu yang belum pasti tersebut. 

SPADA dan BIMA merupakan bagian penting yang mendukung aktivitas akademik mahasiswa. Komunikasi terbuka antara mahasiswa, dosen, dan pihak pengelola menjadi kunci agar layanan digital kampus atau web kampus ini dapat berjalan normal tanpa terus mengalami masalah di kemudian harinya. (Syahrul Bisma Octa Thaulan, Yaffa Cantika Putri)

Editor: Audrina Rustari